Uma atividade que todo empreendedor deve fazer diariamente é olhar a quantidade monetária que sua empresa possui em caixa. Porém, quando você realiza essa tarefa e enxerga um determinado valor, você sabe nos responder quais foram as exatas saídas e entradas que a empresa teve nesse dia, semana ou mês? Sabe qual é a melhor data para realizar os pagamentos da empresa? Consegue negociar a data dos recebimentos de sua empresa para um dia mais estratégico? Sabe qual é a necessidade de capital de giro da empresa? Se a resposta da maioria dessas perguntas for não, esse conteúdo foi escrito para você.
Antes de partirmos para as respostas de cada uma das perguntas é necessário compreender como funciona o Regime da Caixa.
(Fonte: Treasy | Reprodução)
O que é Regime de Caixa?
Esse sistema é um regime contábil onde as entradas e saídas da empresa têm sua contabilização feita no exato momento da transação.
Um bom exemplo para pensarmos sobre o funcionamento desse regime é o seguinte:
Imagine que uma empresa x comprou determinado produto com um fornecedor x e optou por fazer o pagamento em duas parcelas, uma em 30 e outra em 60 dias. Nesse caso, com o regime de caixa, a compra com o fornecedor seria contabilizada apenas na data de pagamento da primeira parcela, ou seja, dentro de 30 dias. No mês seguinte, ao completar 60 dias, o outro lançamento seria realizado.
Há, também, outro regime contábil, o regime de competência. Ele é responsável pelo Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), e pelo Balanço Patrimonial, mas isso é assunto para outro conteúdo. Um dos demonstrativos mais importantes originados através do Regime de Caixa é o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC).
O que é Fluxo de Caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta que permite a visualização da movimentação de ingressos e desembolsos que o capital em caixa da empresa apresenta, resumindo, é a apresentação do que você recebe e do que você paga em seu negócio em determinado período. Sem um bom registro dessas informações de ganhos e despesas da empresa, vamos perdendo o controle do nosso dinheiro e dificultando a interpretações e a realização de algumas análises que são essenciais para a continuidade do negócio. Por isso, é importante mantermos uma rotina de registros bem detalhada de todas essas informações em nosso demonstrativo de fluxo de caixa, ou DFC.
Importante frisar que não basta termos apenas duas classificações, uma de ingressos e outra de desembolsos, é importante conseguirmos distinguir as diferentes origens de saídas e entradas de caixa. Se isso não for feito podemos nos encontrar no seguinte cenário:
Um empreendedor identifica que chegou a receber 150 mil reais em um trimestre, olhando dessa forma ele pode pensar que boa parte desse dinheiro foram originados das vendas da empresa. Porém, parte desses ingressos podem ter se originado por meio de aportes dos sócios da empresa, por um financiamento que a empresa buscou e por outros ingressos que não são operacionais. Enfim, se não conseguirmos separar as entradas e saídas de caixa em diferentes classificações não teremos certeza dos movimentos que nosso capital monetário realizou.
Qual é sua importância?
Um Demonstrativo de Fluxo de Caixa é importante, pois sem ele a organização financeira da empresa não é otimizada e é difícil responder se tivemos um resultado sadio de caixa em um determinado período.
A ferramenta também permite compreender quais são os resultados diários de entradas e saídas da empresa. Além disso, ela permite observarmos os resultados da empresa e analisarmos se a empresa deixou de pagar alguma conta por descuido.
A falta do DFC, também, inibe a empresa de realizar a projeção do fluxo de caixa. Esse forecast é importantíssimo para compreender o comportamento que o caixa da empresa vai ter nos próximos dias, meses ou anos e, ao analisarmos, conseguimos compreender se precisamos elaborar planos de ação para movimentar alguma data de pagamento ou de recebimento com o objetivo de trazer segurança para o nosso caixa. Essa previsão é feita com base nos dados oriundos do Demonstrativo de Fluxo de Caixa e com alguns outros relatórios de orçamentos da empresa.
Para a identificação da Necessidade do Capital de Giro da empresa é preciso ter bem elaborado o DFC, além de medir o Prazo Médio de Pagamento (PMP) e o Prazo Médio de Recebimento (PMR). Bora descobrir o que são esses indicadores.
O que é Prazo Médio de Recebimentos (PMR)?
O Prazo Médio de Recebimentos é um indicador que nos relata sobre o tempo que a empresa leva para receber o valor por determinada venda ou serviço feito.
Vários negócios realizam vendas a prazo de seus produtos e serviços, já que essa modalidade é um atrativo ao consumidor e pode incentivá-lo na realização no momento da compra. Porém, se o empreendedor não possuir um controle financeiro se torna difícil a identificação desse parâmetro.
Quanto menor esse prazo mais saudável será o caixa da empresa irá se beneficiar.
O que é Prazo Médio de Pagamentos (PMP)?
O Prazo Médio de Pagamentos é um indicador que nos relata sobre o tempo que a empresa tem para pagar as contas com seus fornecedores. Quanto maior for esse prazo mais saudável será o caixa da empresa.
Novamente, o cálculo desse indicador é altamente dependente de um bom Demonstrativo de Fluxo de Caixa e de uma rotina de controle financeiro qualificada
Conclusão
Há ainda outros indicadores como Necessidade de capital de giro, Ponto de equilíbrio… que dependem de a empresa possuir um bom controle de fluxo de caixa para serem identificados. Porém esses KPI’s serão mais comentados em um próximo conteúdo.
As empresas que negam a implementação de sistemas/ferramentas que a auxiliam na identificação desses números estão fadadas a possuírem pouco ou nenhum controle sobre suas finanças. O negócio deve possuir uma rotina de coleta e descrição das suas informações contábeis.
O fluxo de caixa é uma ótima ferramenta para começar a melhorar a sua gestão financeira, mas não é a única ferramenta necessária. Quer saber mais? Entre em contato conosco ou continue navegando em nosso blog.
Imagine a possibilidade de ter na sua empresa um ambiente propício e adaptado a mudanças, a experimentação e 100% orientada à inovação. Uma empresa que consegue gerenciar com eficiência as tarefas rotineiras do negócio e ao mesmo tempo trabalhar no que precisa ser mudado para construir a sua empresa do futuro.
Isso existe e toda empresa pode se tornar nisso, existe um processo que permite essa evolução e é isso que vou conversar contigo aqui nesse texto.
Existem dois tipos de empresas: as reativas, as quais acreditam que o meio é que forma as oportunidades, e as proativas, aquelas que ditam as novidades do mercado e saem na frente com inovações relevantes.
O mundo está mudando de forma rápida e o mundo dos negócios concorda com Darwin, não são os mais fortes que sobrevivem mas sim, os que se adaptam às mudanças do ambiente. Inovar não é legal, é necessário.
Mas fique tranquilo, se você ainda não implementou uma estrutura e processos voltados para inovação, aqui neste artigo vou explicar como trazer para a sua empresa uma cultura mais dinâmica e voltada para o fomento da criatividade, melhoria contínua e inovação.
O ponto de partida para uma empresa adquirir uma cultura criativa, onde os funcionários vivenciam a inovação no dia-a-dia como se estivesse impregnado no seu DNA, é necessário que a organização disponha de um ambiente propício para que os colaboradores concedam sugestões, e façam proposições de ideias e melhorias.
Os benefícios de criar esses ambientes na empresa podem minimizar a resistência ao novo, para que uma nova mentalidade voltada para o engajamento e proatividade possam crescer de forma orgânica e em todos os níveis da hierarquia.
Alterar uma cultura organizacional estática e conservadora não é fácil e requer vontade sincera, disciplina e compromisso. O start inicial precisa vir da alta administração, do conselho, do CEO e dos diretores, todos eles precisam estar alinhados com essa vontade e manifestar aos demais essa intenção de forma clara e sincera. Mais do que isso, precisam mostrar com ações esse apoio e intenção de mudança. Dependendo da política de gestão adotada até então pela empresa, essa iniciativa envolve ter que diminuir a necessidade de controle e aos poucos ir delegando aos demais escalões a oportunidade de tomar decisões, de dar maior autonomia e de opinar nas ações.
Ações que desencorajam um ambiente inovador:
Vou elencar aqui um conjunto de causas que levam os colaboradores de uma empresa terem muita resistência em aderir uma cultura inovadora.
Medos: O medo é um sentimento inerente ao ser humano, isso todos sabemos, o problema é que se ele não for trabalhado para ser superado ele inevitavelmente ficará instalado na atmosfera da empresa e irá engolir qualquer iniciativa minimamente nova ou diferente.
Do desconhecido: Quando lidamos com inovação somos inseridos em um ambiente de experimentação, de teste, de hipóteses e resultados incertos. O medo do desconhecido desmotiva algumas pessoas a agir pois não ter uma certeza de onde o caminho nos levará traz a sensação de falta de controle e de estar à própria sorte.
Do erro: Uma cultura organizacional que possui baixa tolerância ao erro, onde isso seja sinônimo de incompetência e inadequação por parte de quem tomou a decisão, acaba gerando ambientes em que o medo de errar é mais forte do que o prazer de acertar. Quando se fala em ser bem sucedido em algo, o erro faz parte do processo, os aprendizados gerados nessas "falhas" são essenciais para que a chegada “lá” seja ainda mais prazerosa e enriquecedora.
Da punição: O medo da punição está relacionado ao receio de se tomar uma decisão de forma equivocada e acabar levando a empresa a ter prejuízos tanto financeiros, mas também de tempo e energia.
Todas as ideias colocadas como possibilidade de desenvolvimento precisam passar por processos de priorização, controle de desempenho e projeção de custos/receitas. Qualquer erro que possa acontecer não será apenas de uma pessoa e deve-se compreender que ao se trabalhar com inovação, falhar é normal, o quanto antes isso acontecer melhor.
Claro que responsabilidades devem ser dadas aos envolvidos, mas a organização precisa estar preparada desde o seu planejamento para esses acontecimentos.
Falta de método claro: A confusão e a dificuldade de entendimento de como executar projetos de inovação pode acabar deixando as coisas muito complexas e soltas, gerando desinteresse e baixo envolvimento dos colaboradores. É fundamental ter processos, prazos, responsáveis, etapas de início, meio e fim.
(Fonte: Giphy | Reprodução)
Ações que incentivam a um ambiente inovador:
Vou elencar aqui um conjunto de iniciativas que motivam os colaboradores de uma empresa a aderirem para uma cultura inovadora.
Direcionamentos para a criatividade: É muito interessante para empresas que não possuem ainda a inovação na sua essência e nem nos seus valores começar trazendo pequenas ações no dia-a-dia para despertar nos colaboradores o desejo de participação, engajamento e proatividade.
Existem algumas práticas com o objetivo de exercitar a criatividade inata dentro de cada um de nós, gerar insights e estimular o processo de ideação para que se reverta em projetos que por sua vez possam trazer melhores resultados para a organização. É preciso criar novos inputs para dentro da organização, alimentar o quadro de funcionários com novas informações que podem ser adquiridas através de treinamentos, workshops, encontros criativos com dinâmicos de grupos e uso de Brainstorming. Leve os funcionários para conhecer centros de inovação e laboratórios. Incentive o hábito da leitura, debatam cases de sucesso e inicie um processo de capacitação para que todos possam partir mais ou menos do mesmo estágio de conhecimento.
Divulgar:
A inovação: Um elemento que vai auxiliar muito na transformação da cultura é a comunicação interna. Com o seu nível de alcance, ela é capaz de noticiar aos funcionários os projetos, os envolvidos e o desempenho das ações para as pessoas que não estão alocadas de forma direta. O sentimento de conexão e transparência reforçam a cultura.
As etapas e processos: Informar a estrutura que será a base da gestão da inovação também é muito positivo para o entendimento do processo de forma macro por todos na organização, todos sabendo das responsabilidades, entregas e prazos dão ao projeto maior nível de responsabilidade e compromisso.
Explique como foi o processo de geração de ideias, como aconteceu a seleção e priorização, depois informe quando acontecerá o teste de conceito, a criação dos protótipos e finalmente quais serão as entregas finais. Comunique como e onde serão registradas e atualizadas as ações e qual o seu fluxo por meio de folders internos e mural de avisos.
Vou citar duas ferramentas utilizadas nesses processos:
Uma delas é o Design Thinking que tem o objetivo de abordar problemas, análise de informações e proposição de solução com base em ideais e insights através de um olhar empático sobre o cliente. Pode ser direcionado para o desenvolvimento de produtos e serviços diferenciais e que satisfaçam de forma mais plena as necessidades dos consumidores.
Na Estratégia do Oceano Azul uma das ferramentas é a listagem de atributos de valor de um negócio e distribuí-lo em uma matriz, no qual, alguns desses elementos irão aumentar ou diminuir, os mais desinteressantes serão eliminados e novos podem ser criados, resultando num conjunto de ações gerenciais que resultam em importantes produtos e serviços capazes de criar novos mercados.
Os protagonistas envolvidos: Demonstrar reconhecimento à quem se dispôs a entrar nessa empreitada é fundamental, os funcionários precisam saber quem foram os responsáveis pela ideia e quem a desenvolveu. Independente do tamanho e complexidade, a participação das primeiras ações em direção à inovação e a conclusão dela devem ser celebradas.
Os resultados obtidos: A apresentação dos resultados ao final do processo, sejam eles positivos ou negativos, tem o objetivo de passar um retorno para a organização sobre o que resultou todo o esforço e empenho dos comprometidos no processo. Para os acertos deve-se comemorar e colher os frutos, para os erros recomenda-se refletir e aprender com eles, analisar as possíveis causas e compreender que errar faz parte do processo de aprendizagem.
(Fonte: Giphy | Reprodução)
Contudo, faço uma ressalva: A implementação de uma cultura de inovação é apenas o primeiro passo, pois ela por si só não garante a inovação. Além dos fundamentos contidos neste artigo de como trazer uma cultura de inovação para a sua empresa, essa cultura precisa estar conectada com um planejamento, estratégia, processos, indicadores e sistema de recompensas resultando em uma gestão da inovação.
Tendo em vista os aspectos observados, o principal é iniciar estes procedimentos no seu negócio, para empresas pequenas e/ou que ainda não possuem processos claros e definidos de inovação, recomendamos começar com ações simples de escuta ativa dos seu quadro de funcionários e quando sentir que a equipe possui maior segurança para se expor e ter iniciativa é interessante aumentar a complexidade e ir adicionando mais elementos a esse ambiente como por exemplo um centro de inovação com a alocação de uma equipe especializada nesse assunto.
Então, convidamos você a dar o primeiro passo, abra a cabeça para o novo e colha os frutos dessa escolha. Nós estamos aqui para te auxiliar e te acompanhar nessa nova jornada. Se sentiu o chamado e se esse conteúdo fez sentido para você, nos contate e vamos trocar uma ideia. 😊
A sigla BI está na boca de todo o mundo corporativo hoje em dia. Falar sobre BI e querer aplicar BI na empresa parece ser uma moda que veio pra ficar (seguida de perto por inteligência artificial). Mesmo com todo esse burburinho sobre o assunto, existem algumas informações equivocadas e, também, muita informação desconexa por aí. Se você quer saber mais sobre o que é BI e quais as vantagens de colocar em prática na sua empresa, esse texto foi feito para você.
A sigla BI vem de Business Intelligence que, em uma tradução literal, significa inteligência de negócios. Particularmente, essa é uma definição que me agrada, pois colocar BI nos negócios nada mais é do que os deixar mais inteligentes. Mas o que é deixar os negócios mais inteligentes?
Nos dias de hoje geramos dados em volume e velocidade sem precedentes. Em 2014 e 2015 mais dados foram gerados do que em toda a história da humanidade.
Esse fato afeta diretamente as empresas e os negócios, pois possuir informações assertivas e saber o que fazer com essas informações pode gerar uma vantagem competitiva muito grande. A maioria das empresas possui dados extremamente valiosos, mas que estão perdidas dentro do banco de dados sem ter o devido tratamento. E é aí que entra o “processo de BI”.
Resumindo, BI é o processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que ajudam a gestão do negócio a identificar seus pontos fortes e fracos. Vamos ver um pouco quais as etapas que compõem um processo de BI.
COLETA E ORGANIZAÇÃO
Coletar e organizar os dados é, muitas vezes, a parte mais importante de um processo de BI. Dependendo de como estão organizados os dados da empresa e em que sistema eles se encontram, essa é a parte que vai demandar mais tempo do profissional responsável pela etapa.
Em empresas grandes é comum termos vários softwares diferentes para áreas e processos distintos (cheguei a trabalhar em uma empresa que possuía mais de 50 softwares diferentes). Para conseguir buscar as informações nas diferentes fontes em que se encontram podemos traçar 3 caminhos diferentes. Conectar o software de ETL diretamente às fontes de dados, utilizar um data lake ou um data warehouse. Não vou entrar em detalhes aqui nesse texto por se tratar de uma parte mais técnica, então vamos para a próxima etapa.
ANÁLISE E VISUALIZAÇÃO
Após realizar a parte mais técnica, de conexão às fontes e tratamento dos dados existentes, é preciso transformar esses dados em informações relevantes para a gestão de negócios. Com base nos indicadores relevantes de cada área e no que está na cabeça da gestão, inicia-se o processo de construção das fórmulas e visuais que deixarão os dados mais “digeríveis”. Aqui é importante frisar que montar um dashboard é muito mais do que dar uma cara bonita para as informações. É nessa etapa é que a consultoria se faz mais necessária, para auxiliar a gestão a entender quais números são relevantes para seu negócio. De nada adianta ter as conexões e querer ver informações que não auxiliam a empresa.
Se engana quem pensa que um projeto de BI termina aqui. Conectar os dados, tratá-los e transformá-los em um dashboard bonito e funcional é muito importante, mas, se não houver um acompanhamento desses indicadores, muito desse trabalho será perdido.
MONITORAMENTO
E é nessa etapa que o acompanhamento dos números começa a fazer sentido. São necessárias reuniões para acompanhar os números, medir o que está com diferença em relação às metas e passar os devidos feedbacks. Claro que possuir um dashboard bem desenhado, com números relevantes traz sua parcela de valor, mas é essa rotina de acompanhamento e monitoramento que leva a empresa ao próximo nível. Caso a empresa não tenha essas rotinas de acompanhamento de indicadores, uma consultoria também pode ajudar muito nesse momento, tanto para levantar os indicadores relevantes, como para auxiliar nessa construção. A ALMA trabalha com uma etapa de setup de gestão dentro dos projetos de BI justamente por entender que muitas empresas têm dificuldade em acompanhar os números e saber o que fazer com eles e, algumas, não sabem nem o que precisam mensurar.
Agora que consegui falar um pouco do processo de BI e as etapas que devem estar contidas em um projeto, vou te falar sobre as vantagens de fazer uma implementação dentro da tua empresa.
VANTAGEM #1 - Relatórios rápidos e assertivos
Em um mundo com a velocidade de geração de dados e de informação, a agilidade e a assertividade têm um papel fundamental no desempenho das empresas. O BI auxilia a conectar os dados de diferentes fontes que, se fossem tratadas manualmente, levariam muito tempo para conseguirmos extrair informação. Não é mais necessário pedir para a fulaninha do RH atualizar a planilha de horas extras. A informação está ali, na tela, com muito mais assertividade e rapidez.
VANTAGEM #2 - Aumento de receita
Aumentar receita é uma meta importante para qualquer empresa. Dados trazidos por ferramentas de BI ajudam os negócios a fazer melhores questionamentos acerca do porquê as coisas aconteceram, fazendo comparações entre diferentes dimensões do negócio e identificando fraquezas no processo comercial. Quando as empresas estão ouvindo seus clientes, observando seus competidores e melhorando suas operações, não há outro caminho para a receita a não ser para cima.
VANTAGEM #3 - Melhora na tomada de decisões
É bem comum ver empresários dirigindo seus negócios pelo “achismo”, que eles nomeiam de feeling. Em algumas vezes dá certo, mas, na grande maioria das vezes, faz com que o negócio tenda ao fracasso. Só podemos gerenciar o que podemos medir e, com um processo de BI bem desenvolvido e tendo informações assertivas na mão, o gestor consegue ter uma visualização da empresa como um todo. Enxergando os pontos fortes e pontos a melhorar da sua empresa, é possível tomar decisões de investir ou não em determinado projeto, se é hora de contratar mais pessoas ou investir mais em marketing. Essa tomada de decisão com base em fatos e não com base se o gestor sente um arrepio quando fala sobre isso é o que traz profissionalismo e crescimento para as empresas.
Se você chegou até aqui é porque a sigla BI está rondando seu dia a dia e pode auxiliar a sua empresa. Com a nossa experiência podemos dar agilidade e assertividade no processo de implantação de Business Intelligence na sua empresa, que pode ser um divisor de águas. Nos chama em qualquer canal de atendimento que teremos prazer em te atender.
Um abraço!