Na busca por otimizar a gestão de vendas, muitos consideram ter uma equipe bem treinada ou uma estratégia de marketing agressiva. No entanto, na era digital, é fundamental ter uma ferramenta eficiente de gestão de vendas.
É aqui que uma solução líder em CRM, como o PipeDrive, entra em cena. Esta plataforma é a resposta para empresas que buscam aprimorar seus processos sem gastar uma fortuna.
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Ao adotar esta solução de CRM, as empresas não apenas automatizam suas tarefas diárias, mas também garantem que nenhuma oportunidade de venda seja perdida. O software permite que as equipes monitorem seus negócios, desde o primeiro contato até o fechamento da venda. E o melhor? Tudo isso é feito de forma intuitiva e personalizada, otimizando a gestão de vendas.
O PipeDrive não é apenas uma ferramenta de gestão de vendas, mas uma solução completa que integra diversas funcionalidades, desde a automação de e-mails até análises detalhadas de desempenho. E, ao contrário do que muitos pensam, implementar esta plataforma em sua empresa pode ser um processo direto e sem dor de cabeça.
(Imagem: Pipedrive | Reprodução)
Como Usar uma Solução de CRM para Otimização de Gestão de Vendas?
A implementação pode ser dividida em 4 etapas:
1. Entendimento das Necessidades de Vendas
a. Avaliação das necessidades de vendas: Antes de implementar qualquer ferramenta, é vital fazer uma avaliação completa das necessidades de vendas da empresa. Isso pode envolver a análise de métricas de vendas passadas, identificação de gargalos no processo de vendas e compreensão das expectativas dos clientes.
b. Identificação de pontos de melhoria: Com a avaliação em mãos, é possível identificar pontos específicos de melhoria. Por exemplo, a empresa pode descobrir que precisa de um melhor acompanhamento de leads ou uma forma mais eficiente de segmentar seus clientes.
c. Definição de metas e objetivos: Com base nas necessidades e pontos de melhoria identificados, a empresa pode definir metas claras, como aumentar a taxa de conversão em 10% ou reduzir o tempo de ciclo de vendas.
Ou seja, antes de tudo é fundamental entender o que sua empresa precisa. A plataforma oferece uma variedade de recursos, e para aproveitá-los ao máximo, é essencial saber quais são relevantes para sua operação. Isso envolve conversar com a equipe de vendas, entender os desafios que enfrentam e identificar áreas de melhoria.
2. Configuração Personalizada do PipeDrive
a. Personalização do CRM para otimização de vendas: O PipeDrive permite que as empresas personalizem o CRM de acordo com suas necessidades específicas. Isso pode incluir a criação de campos personalizados, definição de etapas de vendas e configuração de alertas e lembretes.
b. Integração com outras ferramentas: Para maximizar a eficiência, o PipeDrive pode ser integrado a outras ferramentas, como software de email marketing, plataformas de automação e ferramentas de análise. Isso garante um fluxo de trabalho contínuo e evita a duplicação de esforços.
c. Configuração de automações para vendas: A automação é uma das maiores vantagens de um CRM como o PipeDrive. Ao configurar automações, as empresas podem eliminar tarefas manuais repetitivas e reduzir o risco de erros humanos. Por exemplo, pode-se automatizar o envio de e-mails de follow-up para leads que mostraram interesse em um produto ou serviço, mas não finalizaram a compra. Outra automação útil pode ser a de alertas para a equipe de vendas quando um cliente em potencial atinge um certo estágio no funil de vendas, garantindo que nenhuma oportunidade seja perdida. Além disso, a automação pode ajudar na segmentação de clientes, permitindo que a equipe de vendas ofereça soluções mais personalizadas e, consequentemente, aumente a probabilidade de conversão.
Uma vez que você entenda suas necessidades, é hora de configurar a ferramenta para atendê-las. Isso pode envolver a personalização do CRM para se adequar ao seu processo de vendas, integrar a plataforma com outras ferramentas que você já usa ou configurar automações para otimizar tarefas repetitivas.
Imagine uma loja de varejo que lida com uma variedade de produtos e tem um fluxo constante de clientes, mas enfrenta dificuldades em manter o registro de vendas anteriores, preferências dos clientes e interações passadas. Sem um sistema de CRM, eles não conseguem identificar oportunidades de vendas cruzadas ou upsell com base nas preferências dos clientes.
Ao adotar o Pipedrive, a loja pode criar um perfil para cada cliente que entra na loja. Ao fazer isso, eles podem rastrear as interações, vendas passadas e preferências de produto de cada cliente. Se um cliente comprou um produto específico no passado, o sistema pode alertar o vendedor sobre produtos complementares ou novas versões que podem ser do interesse do cliente.
Além disso, se um cliente expressa interesse em um produto que está atualmente fora de estoque, o vendedor pode usar o Pipedrive para programar um lembrete para contatar o cliente assim que o produto estiver disponível novamente. Isso não apenas melhora a experiência do cliente, mas também maximiza as oportunidades de vendas para a loja.
3. Treinamento da Equipe na Nova Plataforma
a. Introdução ao software: Antes de mergulhar nas funcionalidades específicas do PipeDrive, é essencial que a equipe tenha uma compreensão geral da plataforma. Uma sessão introdutória pode abordar a visão geral do CRM, seus principais recursos e benefícios. Isso ajudará a equipe a entender o propósito da ferramenta e como ela se encaixa no processo de vendas da empresa.
b. Workshops práticos: Após a introdução, workshops práticos podem ser organizados para ensinar a equipe a usar as funcionalidades específicas do PipeDrive. Isso pode incluir a criação de perfis de clientes, registro de interações, configuração de automações e análise de relatórios. A prática direta com o software garantirá que a equipe se sinta confiante ao usá-lo no dia a dia.
c. Sessões de dúvidas e feedback: Mesmo após o treinamento formal, é natural que a equipe tenha dúvidas ou encontre desafios ao usar o CRM. Organizar sessões regulares de perguntas e respostas pode ajudar a resolver essas dúvidas e coletar feedback sobre áreas que podem precisar de treinamento adicional ou melhorias no software.
Para garantir que sua equipe use a plataforma efetivamente, é crucial fornecer treinamento adequado. Isso pode ser feito através de sessões de introdução, workshops práticos ou até mesmo sessões de perguntas e respostas.
Ao adotar uma solução CRM, muitas empresas enfrentam desafios que podem incluir resistência da equipe em mudar processos estabelecidos, a curva de aprendizado com uma nova ferramenta, e a integração do CRM com outras soluções existentes. Para superar esses desafios, é crucial estabelecer uma comunicação clara sobre os benefícios da nova ferramenta, fornecer treinamento adequado e garantir que haja suporte técnico disponível durante e após a fase de implementação.
4. Análise e Otimização Contínua
a. Monitoramento do uso da plataforma: Para garantir que o CRM esteja sendo usado efetivamente, é importante monitorar regularmente o uso da plataforma. Isso pode incluir verificar a frequência com que a equipe acessa o PipeDrive, quais recursos estão sendo mais utilizados e se existem funcionalidades subutilizadas que poderiam beneficiar o processo de vendas.
b. Análise de desempenho de vendas: Com os dados coletados pelo CRM, as empresas podem analisar o desempenho de suas vendas de forma mais detalhada. Isso pode incluir a identificação de tendências de vendas, avaliação da eficácia de campanhas de marketing e compreensão do comportamento do cliente.
c. Otimização contínua da estratégia de vendas: Com base nas análises, as empresas podem fazer ajustes em sua estratégia de vendas. Seja modificando abordagens de marketing, ajustando processos de vendas ou redefinindo metas, a otimização contínua garante que a empresa esteja sempre se adaptando e melhorando.
Por fim, é essencial monitorar o uso do software e analisar o desempenho de vendas regularmente. Isso permitirá que você identifique áreas de melhoria e otimize sua estratégia de vendas continuamente.
Segundo um relatório da Salesforce, 74% dos usuários de CRM afirmaram que a solução ofereceu melhor acesso aos dados do cliente, e um estudo da Nucleus Research indica que o retorno sobre investimento (ROI) médio para implementações de CRM é de $8.71 para cada dólar gasto. (Fontes: "State of Sales", Salesforce, 2019; "Guidebook: CRM Pays Back $8.71 for Every Dollar Spent", Nucleus Research, 2014).
(Imagem: Guia Empreendedor | Reprodução)
Em resumo, uma solução de CRM como o PipeDrive é uma ferramenta poderosa que, quando implementada corretamente, pode transformar a forma como sua empresa gerencia vendas. Se você está considerando adotar uma solução de CRM ou precisa de ajuda para otimizar sua configuração atual, estamos aqui para ajudar!
Atualizado: 24 de out. de 2023
Empresas entram no ritmo de busca por resultados depois do carnaval, apenas. É normal na visão de consultores de negócios, considerando a rotatividade de colaboradores no período de férias, as festas de final de ano, a baixa nas vendas em muitos segmentos e, sobretudo, as poucas oportunidades que comumente surgem no primeiro trimestre do ano. “Contudo, adiar o planejamento estratégico anual corporativo significa deixar muito dinheiro na mesa”, alerta Alyne Lopes, sócia e gestora de projetos aqui da Alma Negócios. Na sequência, ela explica como contornar a questão para que as metas sejam satisfatórias a curto, médio e longo prazo por meio de ações estruturadas.
“O empresário tende a entrar em uma cultura de fazer as coisas sem planejar ao longo prazo. Muitas empresas crescem neste sistema, mas certamente poderiam ganhar mais em seus resultados, produtividade e margem de lucro se organizassem seu plano de ação olhando o futuro e revisando o presente”, explica a profissional.
De acordo com Alyne, resultados grandiosos requerem ações grandiosas. “É um trabalho de formiguinha, não se consegue planejar o que queremos alcançar de metas dentro do mês e executar colhendo os frutos naquele mesmo instante”.
Por onde começar e como seguir
O objetivo de um planejamento estratégico é saber em que ponto a empresa está em seu desenvolvimento e aonde quer chegar. “Este é o primeiro item a se analisar”, orienta Alyne.
Sabendo onde se deseja chegar, deve-se percorrer o caminho de trás para frente, estabelecendo pontos de verificação, os chamados check-points, que vão direcionar os esforços. “Estes pontos devem ser pensados encima de metas Smart, ou seja: específicas (S), mensuráveis (M), atingíveis (A), relevantes (R) e temporais (T), preferencialmente a cada trimestre”.
O passo seguinte é “cascatear” os itens de rotina entre um check-point e outro. Para isso, Alyne sugere a metodologia OKR (Objectives and Key Results), aplicada nas empresas assessoradas pela Alma Negócios e também utilizada por grandes multinacionais, como a Google. As OKRs são objetivos claros mensurados por indicadores específicos, servem para tornar o futuro pretendido algo em mais tangível para o negócio. “Pode-se montar todo este cenário em plataformas prontas e específicas para o fim de planejamento estratégico ou, mesmo, em uma planilha de Excel ou arquivo de Word. O importante é abrir o computador e começar a estruturação”.
A consultora Alyne Lopes exemplifica a aplicação: “posso ter um objetivo mais lúdico como ter clientes felizes, aí precisamos desdobrar quais são os números que vão nos indicar que os nossos clientes estão felizes. Para isso poderíamos dizer que os resultados chave (KR) correspondentes poderiam ser atingir um NPS (net promoter score) maior que 80%, reduzir o tempo de atendimento em 15%, aumentar o ticket médio em 20%, entre outros. A grande questão é você ter um objetivo e definir quais são os balizadores que vão dizer se você chegou nele ou não. Tenha um conjunto entre três e cinco resultados chave (KRs) para cada objetivo (O)”.
A rotina de trabalho deve ser um aliado dos envolvidos, visto que nela deve estar uma agenda com eventos programados e compatíveis com o planejamento estratégico, sendo o próximo passo a atualização do plano de ação que levará às OKRs estabelecidas. “Sem agenda, não há resultado. Deixar para pensar sobre o futuro nos finais de semana, não funciona, não caia nesta ideia”, alerta Alyne.
A síntese do planejamento estratégico 1 – Estabeleça o ponto de start e o ponto de chegada desejado para o ano, conforme metas do seu negócio; 2 – Inclua check-points smart (preferencialmente trimestrais) entre o início e o final do seu planejamento estratégico
3 – Entre um check point e outro, defina indicadores de medição (pode ser usando OKRs); 4 – Defina as ações necessárias para atingir as OKRs, ajustando a rotina e a agenda de produção dos envolvidos; 5 – Na revisão dos check-points, aprenda com os erros e ações não cumpridas, aprofundando nos “porquês” junto com a equipe e se preparando para não cometer os mesmos erros no próximo ciclo. Pontos que fazem procrastinar 1 – Falta de conhecimento; 2 – Desvalorização dos resultados a longo prazo; 3 – Frustação quando o planejamento não acontece.
Na Alma Negócios, o lema é “não fazer terra arrasada quando o planejamento não deu certo”. Neste caso, a instrução é analisar cada ponto, melhorando o que for preciso e identificando os motivos que não fizeram o planejamento acontecer. “Tudo é aprendizado se você aprofundar os ´porquês´”, enfatiza a consultora Alyne Lopes.
Conforme cita os especialistas, a pandemia acelerou mecanismos de gestão, de marketing, de vendas e de relacionamento com mercado. “Entender como funcionam os multicanais e a rotina do cliente, por exemplo, era uma demanda já latente que passou a ser obrigatória. Pode-se considerar no planejamento estes e outros novos processos no planejamento das organizações, prevendo tendências e ameaças diante da concorrência”, lembra.
O “feeling” tende a funcionar em grande parte dos casos, contudo, é o planejamento estratégico que revela os ajustes para a maior performance. “Ele não é um contrato assinado, mas sim um balizador. Pode e deve ser reavaliado conforme as oportunidades e demandas de mercado”, finaliza a consultora da Alma Negócios, Alyne Lopes.
Para quem deseja aprofundar mais na importância de um planejamento estratégico, Alyne recomenta a biografia “A Estratégia do Oceano Azul”, publicado pelos representantes do The Blue Ocean Strategy Institute com o objetivo de ensinar empreendedores e gestores a investir em mercados ainda inexplorados, logo, a incluir novas ações organizadas em seu planejamento e suas rotinas.
Atualizado: 24 de out. de 2023
Falar de inovação é comum, já há muitos anos. A pandemia de Covid-19, que alterou padrões e tendências em todos os mercados, tornou o termo ainda mais frequente no dia a dia dos empreendedores, de todas as características e tamanhos. Muitos deles não querem mais ouvir falar disso, principalmente aqueles que não têm reservas para fazer grandes investimentos.
Todos sabem que empresas passaram por sérias dificuldades ao longo dos últimos dois anos, muitas quebraram (principalmente as pequenas), outras sobreviveram por um fio, mas ainda assim podemos citar numerosos exemplos de negócios que tiveram grande crescimento ao longo da pandemia. Pesquisa realizada pelo SEBRAE, ainda no final de 2020, apontou que 11% dos pequenos negócios brasileiros tiveram crescimento no faturamento em comparação à 2019. Parte destes tiveram seu modelo de negócio favorecido devido ao isolamento social, que manteve as pessoas em suas casas, já outros conseguiram traçar estratégias adaptativas que levassem sua empresa a patamares elevados, deixando para trás concorrentes que não tiveram a mesma flexibilidade. Prova disso é que, segundo a mesma pesquisa, 27% dos empreendedores consideraram que a pandemia trouxe mudanças valiosas para seus negócios.
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Será que estes vitoriosos fizeram grandes investimentos para atingir tal sucesso? A maioria das pequenas e médias empresas não possui recursos para isso. No entanto, a Salesforce, empresa especializada em sotfwares de vendas, realizou uma pesquisa com PME’s (pequenas e médias empresas) do mundo inteiro, em relação ao período de pandemia, que traz reflexões importantes. Alguns dados apresentados:
50% das PME’s em crescimento ofereceram programas de trabalho flexíveis, contra 38% entre as empresas em declínio ou estagnadas;
72% das PME’s em crescimento estão no comércio eletrônico, e 35% entraram adotaram tal prática em 2021;
71% das PME’s afirmam que sobreviveram à pandemia por meio da digitalização;
95% das PME’s em crescimento investiram em proteção de dados;
77% das PME’s em crescimento trabalham com planos de possíveis cenários de crise.
A primeira constatação que fazemos é que houve, de fato, PME’s que cresceram ao longo da pandemia. Também, que a introdução de novas práticas, diferentes do que estamos habituados no meio empresarial tradicional, foram diferenciais que permitiram a essas empresas terem resultados positivos. Estamos falando de inovação.
Pequenas e médias empresas, que em maioria não possuem grande capacidade de investimento, agregaram inovações para ter bons resultados ao longo da pandemia. Você acha isso contraditório?
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Se sim, preste atenção nessa leitura. Ela vai te mostrar que você está errado, mas também vai te ajudar a fazer com que sua empresa seja mais um exemplo de sucesso, como as que fizeram parte da pesquisa da Salesforce.
Para entender como inovar na sua empresa, é importante partirmos dos conceitos de inovação. Mudanças ainda não testadas - ou mesmo pouco testadas - no seu mercado, e que tragam resultado ($$$), podem ser chamadas de inovação. O Manual de Oslo, principal fonte internacional de diretrizes relacionadas a atividades inovadoras, define quatro tipos de inovação:
Produto: trata-se de mudanças diretas em características do serviço/produto que é entregue ao consumidor;
Processos: alterações realizadas no processo de produção que trazem maior produtividade;
Organizacional: mudanças estruturais relacionadas à local de trabalho e cultura;
Marketing: inovações frente às estratégias de promoção, posicionamento, preço, praça... (lembre dos 4P’s do marketing).
É importante ressaltar que inovações não se classificam estritamente em cada um destes tipos. Afinal, o produto é considerado uma parte do marketing, assim como, mudanças em processos exigem, muitas vezes, novos comportamentos organizacionais.
Programas de trabalho flexíveis, comércio eletrônico, digitalização de processos, todas práticas citadas na pesquisa da Salesforce, se encaixam facilmente dentro destas classificações. Não é necessário investir em um produto superdotado de tecnologia para ter lucros a partir de uma inovação. Algumas mudanças, como o trabalho remoto, proporcionam até mesmo diminuição de custos para a empresa.
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Agora você já sabe que é possível inovar, mesmo sem ter grande capacidade de investimento. Mas como saber quais são as inovações que você pode botar em prática a partir de agora? É preciso estar atento às mudanças nas condições que o mercado proporciona; a cada ano, mês, semana ou dia as perspectivas não são mais as mesmas. Ainda assim, olhando para o cenário que se desenha desde o início da pandemia, conseguimos saber quais são as principais tendências que devem direcionar inovações em 2022.
A palavra que exige maior atenção dadas as mudanças trazidas pela pandemia - e que vem para ficar – é comodidade. O consumidor procura facilidade para obter seus produtos e serviços na sua própria casa, poupando o máximo de tempo possível. Inúmeras estratégias foram vistas nos negócios para se adaptar a estas condições: e-commerce, clubes de assinatura, aplicativos, até mesmo o delivery, que já era muito comum, virou exigência básica para vários segmentos de mercado. Se sua empresa ainda não desenvolveu estratégias visando trazer maior comodidade ao consumidor, corra para tirar o atraso. No nosso conteúdo Tendências que o seu negócio deve adotar em 2022 te damos um direcionamento em relação ao tema.
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As principais tendências relacionadas à comodidade, para 2022, falam dos colaboradores. A pandemia nos mostrou que muitos modelos de negócios podem manter seus colaboradores trabalhando em suas próprias casas, sem que haja perda de produtividade, pelo contrário, em alguns casos a produtividade até aumenta. Trabalhar com modelos remotos ou híbridos se tornou algo necessário para atrair e manter bons colaboradores na sua empresa.
No entanto, tal modelo de trabalho também traz alguns prejuízos quando comparado ao modelo presencial tradicional, o contato com os demais colaboradores é importante para desenvolver soluções com mais agilidade. Por isso, ferramentas que busquem trazer mais interatividade aos funcionários trabalhando remotamente serão muito faladas neste ano. O “metaverso”, do Facebook, promete trazer revoluções nesta linha, porém há opções bem mais simples e com preços mais acessíveis que sua empresa pode buscar enquanto a novidade não chega no Brasil. Ferramentas como o Gather trazem evoluções em relação a isso.
A introdução de ferramentas e sistemas também é fundamental quando falamos de automação de processos. Em um nível mais avançado, a hiperautomação também é tendência para 2022. Reduzir o tempo gasto com tarefas manuais, repetitivas e operacionais permite às empresas extrair o máximo de seus colaboradores, os recursos digitais auxiliam a colocar as pessoas como verdadeiro foco do negócio. Algumas ferramentas que nós utilizamos e você também pode encaixar no seu negócio:
Keruak: SAAS de gerenciamento financeiro, indicado para empresas que precisam estruturar melhor seu financeiro;
Pipedrive: CRM indicado para qualquer empresa que possui processo comercial estruturado em etapas, útil para empresas de qualquer tamanho;
Lead Lovers: Trabalha com todas as funcionalidades do marketing digital, como criação de landing pages e e-mail marketing, indicado para qualquer empresa;
Monday: Software com diferentes tipos de visualizações que permite gerenciamento de tarefas, áreas da empresa, dentre outros; possui planos para empresas de todos os tamanhos.
Além disso, a automação de processos de atendimento e pagamento, com bots, chatbots e meios de pagamento digital (voltando ao foco no cliente), já é prática básica em diversos segmentos.
A introdução de cada vez mais novas tecnologias também nos traz a necessidade de falar sobre segurança de dados, assunto que vem sendo muito debatido por governos e grandes multinacionais do meio tecnológico, como Facebook e Google. Investir em segurança de dados, tanto para dados internos quanto dos consumidores, não é só uma estratégia, mas sim uma necessidade.
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Em outra frente, quando falamos do marketing, a pandemia e as novas tecnologias também impulsionam os poderes das redes sociais. Parcerias com influenciadores também já são práticas comuns, mas é importante saber que os “nanoinfluenciadores”, aqueles com menos de cinco mil seguidores, apresentam maior efetividade junto ao público, fato já conhecido entre os profissionais de marketing. A viralização do TikTok, com o modelo de vídeos curtos que também chegou no Instagram, é uma oportunidade para que empresas invistam nesse tipo de conteúdo.
Agora você deve olhar para todas essas informações e entender como o seu modelo de negócio se encaixa dentro deste contexto. É importante lembrar que cada negócio e segmento têm suas particularidades, então você precisa compreender seu mercado e seu negócio para de fato gerar resultado a partir destas oportunidades.
Se precisa de uma ajuda para botar tudo isso em prática na sua empresa, a ALMA Negócios tem serviços que vão guiar a sua transformação. Fale conosco!
REFERÊNCIAS:
Manual de OSLO.
Covid-19 e Pequenos Negócios: impactos e tendências, 29ª edição (SEBRAE)
Tendências de Pequenas e Médias Empresas (Salesforce).