Troca de Sistema de Gestão Bem-Sucedida: 6 Ideias para Você Colocar em Prática
A sua empresa está insatisfeita com o atual sistema de gestão e não sabe por onde começar a mudança? Descubra como fazer essa transição de forma segura e eficiente.
Independente dos sistemas usados na sua empresa, seja sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), BPM (Business Process Management) ou sistemas que integrem mais de uma função, eles podem chamar a necessidade de mudança. Muitas vezes, o sistema usado fica defasado, não atende mais as demandas, chega a hora de evoluir e se decide que é hora mudar de sistema.
Como funciona uma mudança de sistema de gestão?
Uma mudança de sistema, acima de tudo, é um processo envolvendo pessoas. Isso deve estar bem claro na mente de quem estará à frente de um desafio como esse. Pessoas têm visões de mundo diferentes, processos de aprendizagem diferentes, interesses diferentes.
É necessário ter alguém com o papel de liderança. Por isso, chamamos esse líder de "gestor de mudanças". Essa é a pessoa quem tem como papel engajar, colher feedbacks, motivar e acompanhar todo o projeto de mudança de sistema.
As 6 Ideias Fundamentais
Escolha "de baixo para cima"
Uma das recomendações mais valiosas sobre a escolha de sistema é deixar com que a decisão não seja "de cima para baixo", mas sim "de baixo para cima". Ou seja, não pode ser uma escolha unilateral, pensando só nos interesses dos gestores.
Segundo o livro A Estratégia do Oceano Azul, quanto mais afastados os colaboradores estão do topo, cada vez menos se engajam.
Tenha um "gestor de mudança" qualificado
Um gestor de mudanças é alguém dentro da sua empresa que será responsável pelo sucesso ou insucesso da implantação do novo sistema. Segundo os autores Esther Cameron e Mike Green, algumas habilidades são essenciais:
- •Saber se comunicar (e principalmente ouvir)
- •Alinhamento de expectativa (esforço x recompensa)
- •Entender sobre a cultura da empresa
- •Fazer e liderar reuniões com empatia
- •Maior foco em engajar ao invés de mandar
Transfira os dados corretamente
Faça a transferência dos dados antes do início dos treinamentos. Dessa forma, o treinamento será conduzido com base em dados reais. A transferência é composta por duas etapas:
1. Exportar dados
Verifique qual é a melhor forma de exportar do sistema antigo. Normalmente há opção de download ou contato com suporte.
2. Importar dados
Cada sistema terá um padrão de importação. Os dados precisarão ser organizados conforme as exigências do novo sistema.
Tenha treinamentos sólidos
O papel de dar os treinamentos deve ser da empresa que foi contratada para disponibilizar o sistema, pois são eles que vão ter a expertise necessária. É recomendável que o gestor da mudança já tenha uma familiaridade com o sistema, buscando conhecimentos prévios.
O mais recomendável é que haja um cronograma contendo os dias de treinamento e o conteúdo de cada dia, disponibilizado a todos os colaboradores.
Feedback: mais importante do que nunca!
Use e abuse do processo de feedback. Tanto formalmente, em reuniões específicas para feedback, quanto em conversas informais, colhendo quais estão sendo as percepções, facilidades e dificuldades da sua equipe.
O gestor de mudanças deve colher periodicamente feedback, criando uma rotina para colhê-los. Assim, o treinamento pode ser aprimorado ao longo de sua realização.
Faça acompanhamentos recorrentes
De nada adianta ouvir feedbacks se não há um acompanhamento necessário. É necessário que reuniões recorrentes aconteçam com objetivo de gerar consistência.
- •Verifique no sistema se os dados estão sendo inseridos corretamente
- •Tire dúvidas e mostre na prática como os processos são executados
- •Estimule os profissionais a fazerem processos de forma autônoma
Bônus: Contrate uma Consultoria
Uma Consultoria tem o papel de ter uma relação de colaboração para o processo de mudança ser o mais eficiente possível. A consultoria vai auxiliar toda a equipe, mas principalmente para quem foi delegado como "gestor de mudança da empresa".
- ✓Visão racional para a melhor escolha
- ✓Facilitar a escolha do melhor sistema
- ✓Desenhar processos e acompanhar execução
- ✓Suporte na hora de tomar decisões
- ✓Acompanhar o treinamento da equipe
- ✓Resolver problemas rapidamente
- ✓Buscar soluções inovadoras
- ✓Inovar os processos atuais
Precisa de ajuda na troca de sistema?
A ALMA Negócios pode auxiliar sua empresa em todo o processo de mudança, desde a escolha do sistema até a implantação completa.
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