Medir o desempenho é fundamental para gerenciar qualquer atividade. É por isso que é importante saber como criar indicadores de desempenho que funcionam, para de fato alcançar resultados com a ferramenta.
O que não é medido, não pode ser gerenciado. Peter Drucker
Se o objetivo de um grande gestor é gerenciar bem o seu negócio, é preciso saber medir bem, não é mesmo?
Algumas pessoas têm dificuldade para criar indicadores de desempenho porque se não forem bem feitos podem distorcer os dados. Do outro lado, há quem ainda tem medo dos resultados que serão indicados.
Se você de fato deseja melhorar, é preciso deixar esses medos de lado e colocar os indicadores de desempenho em prática na sua empresa.
Na lista abaixo tem um resumo com 6 passos importantes para conseguir implementar indicadores de desempenho que funcionam de verdade, confira:
1. Seu indicador deve medir o que realmente importa
Muitas pessoas querem começar em um estágio avançado e isso pode gerar dois problemas:
Você não começa nunca porque acha que não definiu indicadores suficientes e não está preparado.
Você cria tantos indicadores que sua equipe perde muito tempo medindo e analisando dados que tem pouco impacto no resultado desejado.
Então para resolver esses problemas, recomendo os passos:
Comece simples, foque nas dores mais fortes da sua indústria e crie indicadores fáceis de colocar em prática rapidamente.
Verifique se a sua indústria está monitorando dados que não geram oportunidades de melhora, ou seja, está medindo apenas por medir. Caso positivo, pare de medir esses dados.
Depois de alguns períodos de medição, verifique se há espaços para melhorias e ajustes nos indicadores. Cuidado para não criar indicadores demais e deixar o processo desnecessariamente complexo.
2. Monte metas que motivem sua equipe
Para quem não sabe para onde vai, qualquer destino é valido. Então se você está medindo algo, é preciso definir o que espera daqueles dados.
Então você precisa criar metas para cada indicador. Além disso, as metas precisam ser feitas de forma otimizada, ou seja, nem muito altas e nem muito baixas.
Isso porque se forem muito altas, sua equipe ficará desmotivada, achando que será impossível alcançar aquele resultado. Se forem muito baixas, sua equipe não entregará todo potencial disponível.
Para ajudar, recomendo:
Monte metas que melhoram em relação ao período anterior.
Ajuste as metas dependendo do resultado alcançado. Talvez seja necessário mudar.
Convide as pessoas envolvidas a definirem as metas para obter números realistas.
Caso perceba que determinado indicador não pode ser melhorado, avalie se de fato vale a pena continuar medindo.
3. Defina um responsável para cada indicador
Como diria o grande Vicente Falconi, todos somos procrastinadores. Então se você quer saber como criar indicadores que realmente funcionam, siga essa dica:
Defina um responsável para cada indicador.
Quando você coloca alguém responsável por aquele indicador e meta, terá a certeza que sua equipe irá se empenhar para alcançar os resultados esperados.
Mas cuidado, não ter um responsável é muito ruim, mas ter mais que um responsável pode ser pior ainda. Isso porque acaba um culpando o outro caso o resultado não seja obtido.
Além disso, a pessoa responsável deve ter perfil e poder de liderança.
O perfil para poder inspirar o restante da equipe.
Poder para de fato realizar mudanças quando necessárias
Se nada mudar, dificilmente os resultados da empresa serão diferentes.
4. Monitore e responda aos resultados dos seus indicadores
A quarta dica de como criar indicadores de desempenho que funcionam é monitorar e responder aos resultados dos indicadores.
Ou seja, é preciso ter um monitoramento constante dos indicadores definido pelo período ideal de cada indicador, por exemplo: medição diária, semanal, mensal, trimestral.
Agora com os dados na mão, é importante que sua indústria de fato responda aos dados levantados. Ou seja, se algum indicador estiver abaixo do esperado, sua indústria precisa fazer algo para mudar esse cenário.
O que muitas vezes acontece é que as empresas levantam dados mas não fazem nada para melhorar os resultados. Isso gera diversos problemas, como:
A meta não será alcançada e sua indústria ficará abaixo do esperado.
Sua equipe estará perdendo tempo medindo dados que na prática não possuem utilidade.
Sendo assim, o ideal é que siga o modelo:
Monitore frequentemente seus indicadores.
Coloque em prática mudanças e ações para melhorar indicadores que estão abaixo do esperado.
5. Envolva e informe sua equipe sobre os indicadores de desempenho
Ser transparente em relação aos indicadores de desempenho é um dos mais importantes passos para de fato bater metas e melhorar os resultados do seu negócio.
Se você não comunica os indicadores com sua equipe, eles ficam as cegas e não sabem da real situação da empresa. Dessa forma, não se sentem motivados a alcançar resultados melhores.
Para solucionar esse problema, recomendo os seguintes passos:
Realize reuniões periódicas com toda equipe para mostrar indicadores globais e reuniões por setor para debater indicadores específicos de cada área.
Utilize murais impressos e displays digitais para mostrar indicadores e metas atualizados.
Demonstre seus indicadores da forma mais simples e objetiva possível para evitar confusão entre sua equipe.
6. Utilize um software para medir seus indicadores
É claro que tudo que foi levantado nesse artigo se baseia em uma medição precisa dos resultados do seu negócio.
O problema é que se você for fazer essa medição no papel ou em planilhas de Excel, podem haver erros humanos e de validação, além do risco da perda de dados.
Então o que recomendo é utilizar softwares integrados a sua produção para medir e entregar informações precisas sobre os resultados alcançados, materiais utilizados etc.
O Power BI com uma integração direta a um ERP possibilita mais autonomia da empresa para criar os painéis que façam mais sentido para o seu segmento e objetivos de empresa.
Para saber mais sobre os tipos de indicadores indicados para o seu negócio acesso o kpilibrary.com.
La você encontra uma biblioteca de KPI's separados por áreas e segmentos de mercado e que podem ajudar você a desenvolver melhor seu modelo de gestão de forma prática.
Texto adaptado de Nomus - www.nomus.com.br/blog-industrial