A sua empresa está insatisfeita com o atual sistema de gestão e não sabe por onde começar a mudança?
Independente dos sistemas usados na sua empresa, seja sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), BPM (Business Process Management) ou sistemas que integrem mais de uma função, eles podem chamar a necessidade de mudança.
Muitas vezes, o sistema usado fica defasado, não atende mais as demandas, chega a hora de evoluir e se decide que é hora mudar de sistema.
Ao não ter clareza como esse processo funciona, podemos ficar inseguros e confusos. Por isso, nós aqui ALMA Negócios vamos te explicar pontos super importantes pra você ficar ligado ao mudar de sistema na sua empresa.
Como funciona uma mudança de sistema de gestão?
Uma mudança de sistema, acima de tudo, é um processo envolvendo pessoas. Isso deve estar bem claro na mente de quem estará à frente de um desafio como esse. Pessoas têm visões de mundo diferentes, processos de aprendizagem diferentes, interesses diferentes.
Em resumo, são diversas variáveis envolvendo as pessoas. Por isso, o papel de quem lidera é conciliar cada um desses fatores visando o objetivo final: uma mudança de sistema bem-sucedida.
Como foi citado, é necessário ter alguém com o papel de liderança. Por isso, chamamos esse líder de “gestor de mudanças”. Essa é a pessoa quem tem como papel engajar, colher feedbacks, motivar e acompanhar todo o projeto de mudança de sistema. Em geral, é o responsável pelo sucesso ou pelo insucesso da mudança, e neste caso, de um novo sistema.
Não se preocupe! Ao longo do artigo iremos explicar melhor quais são as funções de um gestor de mudança.
Dessa forma, introduzimos 5 ideias para que você crie diversos insights e saiba aplicar esses conhecimentos na realidade da sua mudança.
1) Escolha do novo sistema “de baixo para cima” e não “de cima para baixo”
A mudança de um sistema de gestão começa no exato momento em que a insatisfação vem sobre sistema usado, que muitas vezes é falho, defasado, pouco produtivo ou que não atende as atuais demandas da empresa.
Logo após, surge a ideia da mudança de sistema. Pesquisas na internet são feitas e se descobre que há diversas opções de sistemas de gestão. Cada um com características distintas e peculiares.
Chega a hora de decidir qual é o sistema ideal para a sua empresa. O processo de escolha é algo duro e demorado, já que uma escolha, se for feita de uma maneira ruim, pode resultar em inúmeros prejuízos.
Por isso, é recomendável que uma empresa de consultoria focada em gestão esteja junto com a empresa em um momento de mudança. Uma consultoria é o facilitador do projeto, mostrando atalhos até o objetivo final, aumentando as chances de sucesso em uma implantação de sistema.
Uma das recomendações mais valiosas sobre a escolha de sistema é deixar com que a decisão não seja “de cima para baixo”, mas sim “de baixo para cima”. Ou seja, não pode ser uma escolha unilateral, pensando só nos interesses dos gestores. Deve abranger principalmente os colaboradores que estarão à frente do novo sistema, aqueles que estarão usando no dia-a-dia o sistema definido.
Além do novo sistema precisar atender as necessidades de quem de fato o utilizará, também deve se atentar ao processo de engajamento. Ao envolver as equipes no processo de escolha, as chances do sucesso na implantação são muito maiores. Segundo o livro A Estratégia do Oceano Azul, quanto mais afastados os colaboradores estão do topo, cada vez menos se engajam. Por isso, uma grande decisão também deve se passar por todos, gerando maior envolvimento, que será amplamente necessário em períodos de treinamento e implantação.
2) Tenha um “gestor de mudança” com as habilidades necessárias
Um gestor de mudanças é alguém dentro da sua empresa que será responsável pelo sucesso ou insucesso da implantação do novo sistema. O gestor de mudanças, acima de tudo, é um líder, que irá engajar, motivar, colher feedbacks com o objetivo da implantação do sistema ser bem-sucedida.
Essa responsabilidade deve ser entregue a um colaborador que tenha as habilidades e aptidões para desempenhar esse papel. Segundo os autores Esther Cameron e Mike Green, no livro “Making Sense of Change Management”, são essas algumas habilidades necessárias para um gestor de mudança:
Saber se comunicar (e principalmente ouvir)
A comunicação é essencial. É indispensável que o gestor da mudança consiga se comunicar bem com a equipe que estará no processo. Tomar cuidados com as palavras, pois se sua equipe entender algo errado, pode ser que o engajamento para a mudança mude drasticamente.
Alinhamento de expectativa
Também, uma das aptidões que o gestor da mudança deve ter, é saber alinhar as expectativas. Ou seja, todas as partes envolvidas devem estar cientes do planejamento e não se pode deixar que expectativas não reais dominem o pensamento da equipe.
Por exemplo, deve ter claro o alinhamento de expectativa entre esforço x recompensa. Isto é, deve-se alinhar a expectativa sobre o esforço que todos vão ter ao fazer uma troca de sistema, mas também deixar claro todas as vantagens que a equipe vai obter ao mudar o sistema.
Entender sobre a cultura da empresa inserida
Um bom gestor de mudança sabe sobre a empresa. Isso mesmo! Não é saber algo específico na empresa, é realmente saber, de forma geral, sobre a empresa.
E o que isso quer dizer?
Saber sobre a empresa é ter o conhecimento tácito sobre diversas partes da empresa. Podemos resumir isso em “cultura empresarial”. A cultura empresarial é tudo o que se refere aos costumes, rituais, atitudes, comportamentos etc. relacionados à empresa.
Dessa forma, as diversas atitudes e decisões que o gestor de mudança tomar vão ter mais efetividade se estiverem de acordo com a cultura da empresa. Assim, já que os colaboradores estão mais acostumados com um padrão de comportamentos, a chance de aceitarem melhor uma mudança é extremamente maior.
Fazer e liderar reuniões
Reunião é um momento para troca de informações e troca de conexões. Por isso, o gestor de mudança deve usar o máximo de sua capacidade de empatia. Colocando-se no lugar de seus liderados, pode-se colher valiosas informações e ideias para o sucesso da mudança.
Maior foco em engajar ao invés de mandar
Já é muito difundida a ideia de que um líder lidera e um chefe manda. E isso está amplamente correto! Devemos nos atentar que, ao ordenar a partir de uma decisão unilateral, desestimulamos quem está do outro lado. E por outro lado, ao ter a participação de sua equipe em uma escolha importante, causamos o efeito inverso: estimulamos o engajamento de todos, fazendo cada um se sentir importante para o todo.
3) Transfira os dados
Apesar de ser uma etapa mais técnica, faça a transferência dos dados antes do início dos treinamentos. Dessa forma, o treinamento será conduzido com base em dados reais.
A transferência de dados é composta por duas etapas, são elas:
1) Exportar dados do antigo sistema
Essa etapa da transferência de dados só é válida caso você já tenha um sistema e queira faz a mudança para um novo sistema. Assim, verifique qual é a melhor forma de exportar esses dados. Normalmente, os sistemas disponibilizam uma forma rápida e prática de exportação, apenas baixando. Por outro lado, em alguns sistemas é necessário entrar em contato com o suporte para requisitar esses dados.
2) Importar os dados para o novo sistema
Cada sistema terá um padrão de importação. Por isso, em alguns casos os dados precisarão ser organizados conforme suas exigências. Em muitos casos, o sistema entrega uma planilha de dados em Excel com os campos a serem preenchidos. Por via das dúvidas, certifique a forma pela qual o novo sistema recebe dados para serem inseridos no sistema.
4) Tenha treinamentos sólidos
Os treinamentos são parte fundamental para a aprendizagem de todos.
Mas como fazer?
Não se preocupe. Pois o papel de dar os treinamentos não deve ser do gestor da mudança. O papel de dar os treinamentos deve ser da empresa que foi contratada para disponibilizar o sistema, pois são eles que vão ter a expertise necessária para passar o conhecimento para quem não sabe.
Fique atento! No momento da escolha de um sistema, certifique-se que terá suporte para que sua equipe seja treinada por profissionais que já dominam o sistema.
Porém, é recomendável que o gestor da mudança já tenha uma familiaridade com o sistema, buscando conhecimentos prévios aos treinamentos na internet, pois o gestor vai ser o braço direito de todos os outros colaboradores que também estarão treinando.
Então, essa etapa, muitas vezes, depende da forma com que cada sistema disponibiliza treinamentos. Porém, o mais recomendável é que haja um cronograma contendo os dias de treinamento e o qual é o conteúdo de cada dia de treinamento, que deve ser disponibilizado a todos os colaboradores.
(Imagem ilustrativa de um cronograma de treinamento | Autoral)
5) Feedback: mais importante do que nunca!
Segundo Rafael Carvalho, o feedback é simplesmente uma resposta, um retorno relativo a uma questão. Pode ser sobre atitudes, comportamentos, projetos ou algo específico. Nesse caso, é a resposta dos colaboradores a respeito do andamento da implantação de um novo sistema.
Use e abuse do processo de feedback. Tanto formalmente, em reuniões específicas para feedback, quanto em conversas informais, colhendo quais estão sendo as percepções, facilidades e dificuldades da sua equipe ao aprender
Principalmente nos períodos de treinamento, o feedback é uma ferramenta que continua mais importante do que nunca. O gestor de mudanças deve colher periodicamente feedback, criando uma rotina para colhê-los. Assim, o treinamento pode ser aprimorado ao longo de sua realização, deixando a aprendizagem e o engajamento de todos mais eficiente.
6) Faça acompanhamentos recorrentes
De nada adianta ouvir feedbacks se não há um acompanhamento necessário. É necessário que reuniões recorrentes aconteçam com objetivo de gerar consistência. É importante não só para fixar o conhecimento do novo sistema, mas também para gerar motivação nas pessoas que irão usar.
Por isso, algumas indicações para as reuniões de acompanhamento:
Verifique no sistema se os dados estão sendo inseridos da melhor forma
Tire dúvidas
Mostre na prática como os processos são executados
Estimule os profissionais fazerem processos de forma autônoma
Assim, o sistema ficará cada vez mais familiar a todos que estiverem usando.
Bônus: Contrate uma consultoria
Como visto, temos diversos desafios ao trocar de sistema
Uma Consultoria tem o papel de ter uma relação de colaboração para o processo de mudança ser o mais. A consultoria vai auxiliar toda a equipe, mas principalmente para quem foi delegado como “gestor de mudança da empresa”.
O que uma consultoria pode fazer:
Ter uma visão racional para a melhor escolha ser feita
Facilitar a escolha do melhor sistema para a realidade da empresa
Desenhar processos e acompanhar a execução
Suporte e segurança na hora de tomar decisões
Acompanhar o treinamento da equipe
Resolver problemas
Buscar soluções inovadoras para o andamento da implantação de um novo sistema
Buscar inovar os processos atuais da empresa
Se você chegou até aqui é porque decidiu que é a hora de trocar de sistema de gestão e agora, queremos que você saia dessa leitura sabendo o que precisa ser feito e os cuidados que você deve tomar nesse processo!